هریک از سه قرن گذشته عرصه ظهور یک انقلاب تکنولوژیک بوده است. قرن هیجدهم عرصه بروز ماشینهاى مکانیکى ، قرن نوزدهم زمان اختراع ماشین بخارو قرن بیستم قرن تکنولوژى جمع آورى، پردازش و توزیع اطلاعات مى باشد. در این قرن شاهد ایجاد شبکه هاى بین المللى تلفن، اختراع رادیو و تلویزیون تولد و رشد فوق العاده صنایع کامپیوترى و پرتاب و به کارگیرى ماهواره ها به منظور برقرارى ارتباطات جهانى بوده ایم. از زمان ظهور اولین کامپیوتر هاى IBM چیزى قریب به بیست سال مى گذرد و دراین مدت بسیار کوتاه دنیاى کامپیوتر شاهد پیشرفتها ونوآورى هاى بسیار زیاد و حتى شگفت انگیزى بوده است.
امروزه کامپیوتر از یک وسیله لوکس و تخصصى به یک ابزار عمومى تبدیل شده و با نفوذ به تمام سطوح زندگى جوامع انسانى عامل ایجاد پیوند هاى جهانى بین آنها شده است. کامپیوترو کلیه ابزارهایى که به صورت مستقیم و غیر مستقیم فرآیندهاى ارتباطى را شکل مى دهند هر روز دچار تحولات جدید تر مى شوند و ما شاهد هستیم که در عرصه رقابت بین شرکت هاى نرم افزارى و سخت افزارى ضمن گسترش کمى در ابزارهاى ارتباطى سطح کیفى این ابزارها نیز دچار تحول و رشدى باور نکردنى شده اند.
ملموس ترین نمونه را مى توان از کمپانیMicrosoft با مدیریت ابر قدرت رایانه جهان بیل گیتس مثال زد که تنها در فاصله اى قریب به ۱۰ سال با طراحى چندین سیستم عامل و نرم افزارهاى جانبى آن سیطره اى غیر قابل باور بر بازار پیدا کرد و حوزه فعالیت رقیب بزرگى چون مکینتاش و لینوکس را بسیار محدود کرد. در این بین از روند رشد و توسعه اطلاعات در عصر حاضر نباید غافل ماند. رشد و گسترش علوم مختلف زمینه ساز پیشرفت هاى امروز بشر در فرایند ارتباطات بوده است.
به بیان دیگر اطلاعات و تکنولوژى هاى ارتباطى ضمن رشد درونى با توجه به ظرفیتها و قابلیتهاى موجود در هر یک از این عناصر پدیدهICT با ایجاد اثر متقابل موجبات رشد و ارتقا یکدیگر را نیز فراهم مى اورند و هر یک به رشد دیگرى کمک مى کند. نقش عنصر اطلاعات در پدیدهICT با استفاده از سیستم هاى اطلاعاتى قابل تفسیر و تبیین و بهره بردارى مى باشد. انتقال این اطلاعات در قالب ابزار هاى ارتباطى زمینه کاربردى شدن انها را فراهم مى کند و در نتیجه کارکردهاى سیستم هاى اطلاعاتى را اشکار مى سازد. با بیان این موضوع مى توان نتیجه گرفت که ایجاد سیستم هاى اطلاعاتى دقیق و ارتباطات سریع از ضروریات ساختارى براى ایجاد نظام هاى اطلاعاتى اشتراکى است. تا با این روند سرعت و دقت استفاده از اطلاعات افزایش یابد و مهتر از همه هزینه هاى تولید و تکثیر نیز کاهش پیدا کند. سازمان هاى پیشرو و پویا با ساختار مدیریتى آینده نگر امروزه نا گزیر از استفاده گسترده و منطبق و یگپارچه از سیستم هاى اطلاعاتى و ابزارهاى ارتباطى مى باشند. دراین مجال سعى مى شود ضمن بررسى سیستم هاى اطلاعاتى قابل پیاده سازى و انطباق در سازمان، ظرفیتها و قابلیتهاى انها معرفى و نحوه تطبیق روند مدیریت اطلاعات با مهندسى اطلاعات بیان شود.
پیش از هر چیز به جاست که تعاریفى از واژه هاى مدیریت اطلاعات، مهندسى اطلاعات، سیستم و سازمان ارائه شود.
• سیستم به مجموعه منظمى از عناصر به هم وابسته اطلاق مى شود که براى رسیدن به اهدافى مشترک با هم در تعاملند.
• سازمان سیستمى است که از سازماندهى و ترکیب منابع مختلفى از قبیل نیروى انسانى، مواد، ماشین آلات، تجهیزات و… به صورت یک موسسه پایدار و مثر اعم از تجارى و غیر تجارى به وجود مى آید.
• اطلاعات به مجموعه داده هاى علمى قابل پردازش و تحلیل علمى اطلاق مى شود.
• مدیریت: فن تلفیق عوامل گوناگون موثر در روند اجرا، برنامه ریزى و نظارت سازمان گفته مى شود.
• مدیریت اطلاعات به کلیه مراحل و جریانات راهبر و هدایت کننده و ناظر بر توزیع مناسب و به هنگام اطلاعات گفته مى شود.
• مهندسى اطلاعات به روند مدیریت کلیه ابزارها و روش هاى پردازش و انتقال اطلاعات که بر مبناى ابزارهاى نرم افزارى و سخت افزارى تعیین مى شوند اتلاق مى شود. مهندسى اطلاعات با استفاده از قابلیتها و ظرفیتهاى ابزار ارتباطى بهترین روش هاى مدیریت اطلاعات را ازنظر کمى و کیفى تعیین مى کند. با مهندسى اطلاعات مراحل پردازش و انتقال اطلاعات با استاندارد هاى موجود در روند مدیریت اطلاعات و نیازمندى هاى سازمانى منطبق مى شود.
شاید در ظاهر امر دو واژه مدیریت اطلاعات و مهندسى اطلاعات بسیار مشابه جلوه کنند. گو اینکه این دو فرآیند اطلاعاتى همپوشانى بسارى هم دارند اما از نظر سیستماتیک تفاوتهاى آشکارى دارند و همانطور که پیش تر ذکر شد این دو فرایند بسیار بر هم موثر و از هم متاثر مى باشند. در واقع نقش مدیریت اطلاعات در یک سازمان پیشرو نیاز سنجى هر یک از اجزا سازمان و ایجاد زمینه ها و برنامه ریزى هاى لازم در جهت انتقال داده و نظارت بر سطح دسترسى آنها مى باشد در این بین مهندسى اطلاعات با توجه به نقش مهمى که دارد با شناخت و مطالعه بر روى بسترهاى اطلاعاتى و ساختار هاى سازمانى با تعیین و راه اندازى بهترین امکانات و ابزارهاى ارتباطى مى تواند اطلاعات را به طرق مختلف و با رعایت حداکثر امنیت به کاربران عمومى و اختصاصى مد نظر مدیر سازمان برساند.
امروزه سازمانهاى عریض و طویل که داراى صدها دفتر در یک گستره جغرافیایى مى باشند انظار دارند که با تبادل سریع اطلاعات و پردازش آنها بتوانند از آخرین وضعیت هر یک از دفاتر خود در کمترین زمان ممکن آکاهى یابند. بهترین و کارآمد ترین شیوه هاى مدیریت غیر متمرکز و غیر مستقیم در یک سازمان استفاده از شبکه هاى کامپیوترى مى باشد.
بسیارى از سازمانها پیش ازاین از کامپیوتر در بخش هاى مختلف استفاده کرده اند و چون سازمانهایى که از تعداد زیادى کامپیوترمستقل در فواصل دور و نزدیک بهره برده اند براى مثال یک شرکت با دفاتر متعدد در مکانهاى مختلف ممکن است از کامپیوتر در تمامى دفاتر خود استفاده کرده باشد و براى این شرکت ضرورت دارد که آخرین وضعیت هر یک از دفاتر را در اختیار داشته باشند یا در درون سازمان با وجود چارت هاى مشخص کارى مدیر سازمان باید ازآخرین فعالیت هاى معاونت ها و مدیریت هاى مختلف سازمان آگاهى پیدا کند ضمن اینکه خود اجزاى تشکیل دهنده چارت سازمانى نیز بایستى در حد لازم از اطلاعات بخش هاى موثر در فعالیتهایشان آگاهى یابند. پس به عنوان اولین هدف یک شبکه کامپیوترى مى توان اشتراک منابع اطلاعاتى را مورد اشاره قرارداد در گام بعدى هدف افزایش ضریب ایمنى و حفظ اطلاعات مى باشد در ساختار شبکه هاى کامپیو ترى ضمن توزیع اطلاعات مخصوص هر بخش اطلاعات در یک سیستم مرکزى حفظ مى شود و امکان دسترسى همه افراد به اطلاعات بدو نظارت مدیر سازمان میسر نخواهد بود. این هدف در جایى کاربرى خود را نمایان مى شود که حساسیتهاى امنیتى و مالى در پى دارد مثل سازمانهاى نظامى، خطوط هوایى، بانک ها و… شاید مهمترین و اصلى ترین هدف قابل ذکردر استفاده از شبکه ها کاهش هزینه ها و صرفه جویى در مخارج سازمان باشد. زیرا همانطور کهمى دانید یکى از مهترین شاخصهاى مدیران پیشرو این است که سازمانهاى بهره ور و با راندمان مثبت دارند و بدون شک یکى از عوامل مهم وتاثیر گذار در بهره ورى مناسب از سرمایه و زمان و استفاده یکپارچه ساختار سازمان از شبکه هاى رایانه اى است.
شبکه هاى کامپیوترى بر اساس فاصله بین کامپیوتر ها و همچنین سیستم ارتباطى بین اجزاى شبکه داراى انواه مختلف مى باشد.
شبکه محلى(LAN): این شبکه براى برقرارى ارتباط بین کامپیوتر ها در یک اداره یا ساختمان استفاده مى شود. در این نوع ساختار شبکه اى که در واقع براى محیط هاى کوچک تعریف مى شود مدیر سازمان نسبت به تعیین خط مشى هاى لازم در هدایت و نظارت بر توزیع اطلاعات در هر یک از سطوح طولى و عرضى سازمان اقدام مى کند و نسبت به کنترل و پى گیرى اطلاعات دریافتى از هریک از اجزا سازمان اقدام مى کند به طور مثال هر یک از بخش هاى ادارى، بازرگانى، روابط عمومى و… بر حسب شاخص هاى تعریف شده مورد تغذیه اطلاعى از جانب مدیر سازمان قرار مى گیرند و خروجى هاى مورد انتظار را نیز به بخش هاى مرتبط و مدیر سازمان منتقل مى کنند.
شبکه هاى شهرى(MAN): این شبکه براى برقرارى ارتباط بین کامپیوترها در سطح یک شهر استفاده مى شود. کارکردهاى موردانتظار از این شبکه ها فراتر از یک سازمان محدود مى باشد و در واقع سطح اطلاع رسانى و نظارتى را تا محدوده گسترده ترى منتشر مى کنداز جمله این شبکه ها مى توان به مراکز ارسال و فروش پهناى باند اشاره کرد. سازمان هایى که داراى مراکز و شعباتى در سطح یک شهر هستند مى توانند از این گونه شبکه ها بهره ببرند.
شبکه هاى گسترده(WAN): شبکه هاى جهانى یا شبکه هاى گسترده که جهت برقرارى ارتباط بین کامپیوتر ها در فواصل بسیاردور استفاده مى شود. محدوده جغرافیایى که اینگونه شبکه ها مى توانند پوشش دهند در حد یک کشور، قاره و یا کل جهان خواهد بود. با توجه به ساختار تعریف شده براى این شبکه به خوبى روشن مى شود که در شبکه هاى گسترده حجم بالایى از اطلاعات قابل پردازش و اشتراک گذارى هستند. سازمانهایى که با گستردگى کشورى به فعالیت مى پردازند مى توانند با بهره بردارى از شبکه هاى گسترده منابع اطلاعاتى خود را از سطح کشور تامین کنند و مورد تحلیل و تصمیم گیرى قرار دهند. اگر با دید سازمانى به به ساختار شبکه WAN نگاه کنیم مى توان این استنباط را داشت که چون هرWAN از به هم پیوستن چندینLAN به وجود مى آید در نتیجه بستر لازم براى تحقق مدیریت فراگیر و غیر متمرکز از طریق سیستم هاى رایانه اى و ساختار هاى شبکه اى فراهم مى شود. در این نوع مدیریت اطلاعاتى و سازمانى مى توان به طرح مدل هاى آموزش از راه دور یا دولت الکترونیکى اشاره کرد.
به هر حال در سازمان گزینش هر یک از ساختارهاى شبکه اى مسئله توجه علمى و اقتصادى با بهره گیرى از توانمندى هاى مهندسى اطلاعات و مدیریت اطلاعات امرى اجتناب ناپذیر خواهد بود.
در راه اندازى شبکه ها سه نوع همبندى(Topology) مورد استفاده قرار مى گیرد که در اینجا اشاره اى گذارا به نام این همبندى هاى مى شود.
۱-هم بندى خطى ۲-هم بندى حلقوى ۳- هم بندى ستاره اى مدیران سازمان ها با توجه به ساختارکارى و خطوط تولید اطلاعات این امکان را دارند تا از انواع مختلف هم بندى در سازمان خود استفاده کنند. تا اینجا با مزیت ها و ساختارکاربرد شبکه در سازمان آشنا شدیم ولى شاید این سوال پیش بیاید که مدیر سازمان با توجه به تخصص و گرایش هاى متفاوت از علوم رایانه چگونه مى تواند شبکه سازمان خود را مدیریت کند.
مهمترین گام در مدیریت شبکه سازمان شناخت بهترین ابزارها و امکانات مورد استفاده در ایجاد شبکه هاست که با توجه به عواملى چون بودجه سازمان، کارکردهاى مورد انتظار، حجم عملیاتى سازمان و برنامه هاى آتى توسعه سازمان تعیین مى شود که منطبق بر ساختار سازمانى مى باشد و کلیه برنامه ها و فعالیت هاى اجزا مختلف سازمان راپوشش مى دهد.
در اینجا یا خود مدیر با داشتن تخصص لازم در مدیریت شبکه اقدام به این کار مى کند و یا با استخدام کارشناسان و مشاورین متخصص مدیریت شبکه سازمان خوود را انجام مى دهد. اینکه اصولاً یک مدیر مى تواند مدیر شبکه سازمان هم باشد. امرى دور از ذهن نیست ولى به هرحال ما در اینجا به لطف همپوشانى و انطباق بسیار زیادى که ما بین تعاریف و عملکردهاى مدیریت اطلاعات و مهندسى اطلاعات مى باشد. مدیر سازمان را مدیر شبکه قلمداد کنیم و فعالیت او را که بایستى دو فعالیت مهندسى و مدیریت اطلاعات را تواماً انجام دهد معمارى اطلاعات نام بدهیم.
یک مدیر شبکه یا به اصطلاح(CAN ) باید از روش ها و مهارت هاى شبکه اى آگاهى داشته باشد. این مسئله باعث مى شود تا قابلیت ها و کارکردهاى شبکه به سرعت رشد و پیشرفت نماید.
مدیران تنها افرادى هستند که در صورت قطع ارتباط بخش هاى مختلف شبکه باید به حل مشکل بپردازند بنابراین تا زمانى که شبکه فعال است و عمل مى کند و ظیفه یک مدیر اعمال نظارت، نگهدارى و اجراى برنامه هاى شبکه مى باشد. وظیفه مهم یک مدیر در شبکه ایجاد و نگهدارى بهینه سیستم فایلینگ مى باشد.اعطا مجوز دسترسى به منابع شبکه م مجوز هاى عضویت کاربرى براى کار با این منابع از دیگر وظایف مدیران شبکه است.
در این مجال سعى شد تا با بررسى ساختار تعامل یافته سازمان با شبکه هاى کامپیوترى نقش مدیریت غیر متمرکز را بر روند اجرایى سازمان مورد بررسى قرار گیرد و جایگاه مدیریت و مهندسى اطلاعات در استفاده از مدل هاى مختلف ساختار شبکه براى سازمان بررسى شود. امید است که گسترش کاربرد ابزارهاى ارتباطى و اطلاعاتى در نظام هاى مدیریتى سازمان هاى کشور زمینه ظهور سازمان هاى بهره ور و پیشرو را فراهم نماید تا توسعه همه جانبه به چیزى ملموس تر از رویا تبدیل شود.
