پرسش‌هایی که در اینجا مطرح میشود با این هدف است که به آغاز یک گفتگوی استراتژیک موثرتر و سازنده‌تر بین شما و مدیر آی‌تی سازمانتان کمک کند. پاسخ‌های ارائه شده بحث‌هایی فنی نیست بلکه در آنها بر مسائل کسب و کار تمرکز شده است.
هر چه سیر گفتگویتان فنی‌تر شود، نشانگر شکاف بیشتر بین فعالیت‌های واحد آی‌تی و کسب وکارتان است و احتمالا هزینه‌ها و ریسک‌های بیشتری نیز برایتان دربرخواهد داشت. پاسخ‌هایی که برای این پرسش‌ها می‌گیرید بسیار روشنگر بوده و می‌تواند به ایجاد اعتماد، یافتن نقاط تمرکز درست و مدیریت موثر کسب و کارتان کمک کند.
۱٫ شرکت ما با چه مسائل امنیتی مواجه است؟
نکته اصلی: پیشگیری از غافلگیر شدن
اینطور مطرح کردن پرسش مربوط به مسائل امنیتی، شما را به قلب مهم‌ترین و کلیدی‌ترین مسائل کوچک یا بزرگی که ممکن است با آن روبرو باشید می‌رساند. هر شرکتی با مسائل و مشکلاتی امنیتی مواجه است و شما باید پاسخی صریح و روشن به این پرسش دریافت کنید.
هدف ما در اینجا پیشگیری از غافلگیری است. مهم ترین مساله درباره امنیت سیستم‌ها و داده‌ها مدیریت ریسک است؛ یعنی تشخیص، ارزیابی، اولویت بندی، مدیریت فعالانه و برطرف کردن ریسک‌هایی که کسب و کارتان با آن مواجه است.
۲٫ واحد آی‌تی چطور اثربخشی سرمایه گذاری‌های آی‌تی سازمان را تضمین میکند؟
نکته اصلی: اثربخشی و کارایی واحد آی‌تی
این پرسش برای بررسی کلیدی‌ترین اهداف و دلایل وجودی واحد آی‌تی در سازمان است. آی‌تی باید سودآوری بیش از آنچه که برای آن سرمایه‌گذاری شده داشته باشد. اگر پاسخ مدیر آی‌تی به پرسش شما چیزی شبیه این باشد که در حال توسعه سیستم‌های voIP هستیم یا به هر فناوری یا راهکار موردی دیگری اشاره شود، نشانگر این است که احتمالا مدیر آی‌تی بیش از حد بر مسائل فنی متمرکز شده و هدف اصلی واحد آی‌تی را از یاد برده است.
پاسخ به این پرسش باید با چنین رویکردهایی باشد: «ما فرایندهایی را طراحی کرده‌ایم تا به طور مداوم هماهنگی و همگامی‌مان با خط سیر کسب وکار را تضمین کند و به ما اطمینان دهد که در راه توسعهٔ کارآمدترین نوآوری‌ها برای تجارت شرکت کار می‌کنیم. در بخش‌های داخلی واحد به دنبال راه‌هایی هستیم تا هزینه‌ها را کاهش داده و کارآیی خود را افزایش داده و کمک کنیم که بودجه و نیروی انسانی شرکت صرف فعالیت‌هایی راهبردی در جهت سودآوری بیشتر شرکت شود.»
۳٫ واحد آی‌تی چطور به بهبود عملکرد، رشد و نوآوری بیشتر کسب وکار کمک میکند؟
بخش آی‌تی در سازمان می‌بایست به دنبال همگامی با کسب وکار در تاکتیک‌ها، استراتژی‌ها و نوآوری‌ها باشد.
نکته اصلی: هماهنگی آی‌تی و کسب وکار نیازی واقعی و بسیار مهم است.
پاسخ به این پرسش هم تا حدی شبیه سوال دوم است اما در سطحی عمیق‌تر. بسیاری از واحدهای آی‌تی سازمان‌ها به این هماهنگی و همگامی تاکتیکی می‌رسند اما برخی نیز به بخشی پرهزینه و کم فایده تبدیل می‌شوند که نه تنها به کار اهداف استراتژیک سازمان نمی‌آیند بلکه در رفع نیازهای روزمره سازمان نیز ناکارآمد عمل می‌کنند.
همگامی آی‌تی و کسب وکار به این معناست که واحد آی‌تی تلاش کند بیشترین ارزش آفرینی را برای کسب و کار داشته باشد و تلاش‌هایش همواره در جهت اهداف استراتژیک سازمان باشد. اگر این هماهنگی به درستی اتفاق بیفتند تاثیراتی آشکار خواهد داشت و فرصت‌هایی نوآورانه برای سازمان به ارمغان می آورد.
پس پاسخ مناسب برای این پرسش این است که واحد آی‌تی با تسهیل ارتباطات، آموزش و همکاری افراد به بهبود عملکرد سازمان و افزایش رشد و نوآوری آن کمک کرده و همگامی تاکتیکی، استراتژیک و نوآورانه با کسب و کار را تضمین میکند.
۴٫ لطفا مرا با معماری استراتژیک اپلیکیشن‌های مورد استفاده‌مان آشنا کنید.
نکته اصلی: اطمینان یافتن از اینکه استراتژی اپلیکیشن‌های کنونی و آتی واحد آی‌تی در راستای نیازهای فعلی و آتی کسب وکار است.
نگران نشوید… این یک سوال فنی نیست بلکه پرسشی در حوزهٔ برنامه‌ریزی استراتژیک، همگام سازی، همکاری، حفظ کارآیی سازمان و دسترسی به موقع به اطلاعات حیاتی کسب و کار است.
این سوال را می‌توان اینطور هم مطرح کرد: «ما می دانیم که کسب و کارمان به چه سمتی پیش می‌رود آیا واحد آی‌تی هم این را می داند و برای اینکه کمک به رسیدن به این هدف برنامه ریزی کرده است؟»
اینکه زیرساختهای فنی سازمان از جمله اپلیکیشن‌ها، شبکه اطلاعات، داده‌ها و … پاسخگوی نیازهای کنونی کسب و کار باشد مهم است اما اینکه این زیرساخت‌ها یک قدم از منحنی رشد شرکت جلوتر باشد نیز اهمیتی حیاتی دارد. اگر زیرساختهای فنی عقب‌تر از منحنی رشد شرکت باشد، در جایی باید رشد کسب و کار را آهسته‌تر کرد تا زیرساختهای لازم فراهم شود و این به ضرر شرکت است.
پس اطمینان یابید که واحد آی‌تی شما به خوبی از زیرساختهای فنی و ظرفیت‌های مورد نیاز برای رشد سازمان آگاه است و محدودیتی برای رشد، سودآوری و کارایی کسب وکار شما نخواهد بود.
۵٫ اوقات کاری‌تان بیشتر صرف چه اموری میشود؟
نکته اصلی: در سطح مدیر آی‌تی، مدیریت کسب و کار آی تی مهم تر از مدیریت فنی است.
پاسخی که مدیر آی‌تی شما به این سوال می‌دهد به شما نشان می‌دهد که چه چیزهایی برای او مهم‌تر است. اگر جوابی که می‌دهد راجع به مساله‌ای فنی یا جنبه‌های فنی یک پروژه باشد کمی نگران کننده است.
مدیر آی‌تی شما باید نیروهایی ماهر و با توانمندی‌های فنی بالا داشته باشد که به این نوع مسائل رسیدگی کنند. قوت یک مدیر آی‌تی خوب با قدرت تیم تحت مدیریت او و اعتمادی که به آنها دارد سنجیده میشود. مدیر آی‌تی شما می‌بایست دست کم نیمی از وقت کاری‌اش را به تعامل با مدیران کسب و کار، مشتریان، فروشندگان و شرکا بگذراند تا از نیازها، مشکلات و فرصت‌های موجود مطلع شود.
نصف دیگر وقتش را هم می‌بایست برای فعالیت‌های توسعه ای سازمان از جمله توسعه مدیریت آی‌تی، بهبود توانایی‌های مدیریتی و همگامی واحد آی‌تی با استراتژی‌های کسب و کار صرف کند.
۶٫ چطور می‌توانیم تاخیرها و اشتباهات در پروژه‌های آی‌تی را برطرف کنیم؟
نکته اصلی: دستیابی به موفقیت پایدار و مداوم در پروژه‌ها امکان پذیر است.
فقط دو پاسخ معتبر به این سوال هست. نخست: با افزایش نظم و انضباط در مدیریت پروژه (استفاده از تجربه‌های قبلی و فرایندهای موفق) و با بهبود مهارت‌های مدیریت پروژه. ترکیب این دو باعث میشود که همواره راهکارهای تجاری مناسب، به‌موقع و در محدودهٔ بودجه تعیین شده ارائه شود.
دومین امکان، توسعهٔ نرم افزارهای چابک برای کسب وکار است. این نرم افزارها، کاربران نهایی را به فرایندهای مهندسی نزدیک‌تر کرده و از اتلاف وقت و نیرو جلوگیری میکند. به این ترتیب موفقیت مداوم در انجام پروژه‌ها و حذف تاخیرها و اشتباهات امکان پذیر است.
۷٫ برای موفقیت بیشترتان چه انتظاری از مدیران کسب وکار دارید؟
نکته اصلی: روابط بهتر مدیر آی‌تی با مدیران ارشد سازمان باعث اعتمادسازی بیشتر شده و به همگامی استراتژیک آنها کمک میکند.
فقدان ارتباط قوی بین مدیر آی‌تی و مدیران تجاری موجب ضعف در همکاری‌های سازنده و کاهش اعتماد متقابل میشود.
بهترین پاسخ به این سوال صرف وقت بیشتر با مدیران ارشد سازمان برای گفتگو درباره استراتژی‌های کسب و کار است. این کار کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که واحد آی‌تی نقاط تمرکز استراتژیک درستی دارد. اما اگر در این گفتگوها بیش از خط مشی تجاری شرکت، بر مسائل فنی تمرکز شود دور از انتظار نیست که مدیران ارشد نسبت به انجام آن و یا گنجاندن مدیر آی‌تی در جلسات مباحثات استراتژیک بی‌میل شوند.
اگر اعتماد به واحد آی تی کاهش یابد، میزان ارزشی که سازمان برای آن قائل است نیز کمتر میشود.
پاسخ دیگری که ممکن است به این سوال داده شود این است: تخصیص بودجهٔ بیشتر.
این پاسخ در صورتی معتبر است که بودجه اختصاص داده شده برای آی تی واقعا نسبت به انتظاراتی که از آن می رود کم باشد. هیچ مدیری حاضر نیست پول بیشتری را روانه واحدی کند که پیش از این نیز بسیار پرخرج بوده بدون اینکه ارزش آفرینی داشته باشد.
این مساله را باید از طریق گفتگو به نتیجه رساند تا دو طرف به درک مشترکی برسند و یا دست کم معیارهایی را برای ارزیابی بودجه کنونی واحد و خروجی‌های مورد انتظار آن تعریف کرده و بر اساس آنها در صورت نیاز درباره تخصیص بودجهٔ بیشتر به نتیجه برسند.
سخن آخر
چه این پرسش‌ها را در یک نشست با مدیر آی‌تی خود به بحث بگذارید و چه در جلسات متعدد، مهم این است که وقت کافی بگذارید و در پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید و مهم‌تر از آن، در نحوهٔ تفکر مدیر آی‌تی خود دقیق شوید. آی‌تی می‌تواند عاملی تاثیرگذار و سازنده برای موفقیت کسب و کار باشد ولی در عین حال اگر به خوبی به کار گرفته نشده و مدیریت نشود می‌تواند به عاملی بازدارنده نیز تبدیل شود.
به یاد داشته باشید که مدیریت آی تی به معنی شناخت و مدیریت امور فنی نیست، بلکه نقش اصلی آن ارزش آفرینی برای کسب و کار است. اطمینان یابید که این اولویت و هدف اصلی مدیر آی‌تی شماست.
در فضای رقابتی امروز اطمینان یافتن از اثربخشی مناسب آی‌تی برای کسب و کار درگرو رهبری کسب و کار از طریق آی‌تی و رهبری آی‌تی با نگاه به کسب و کار است.
