با استفاده از XML ، می توان تگ های نشانه گذاری را تعریف که توسط مجموعه ای از مستندات که خصایص مشابهی را به اشتراک می گذارند ،استفاده گردد . مثلا” مجموعه ای از پیام های تجارت الکترونیکی. مورد فوق اصطلاحا” document type نامیده می گردد . ( مشابه یک کلاس در طراحی شی گراء ) . یک Document instance ، نوع خاصی از یک سند است . مثلا” یک لیست فروش خاص . در پروژه های XML ، در ابتدا Document types با توجه به اطلاعاتی که می بایست بر روی آنها عملیاتی صورت پذیرد ، طراحی و در ادامه با ایجاد نرم افزارهای لازم ، اقدام به ایجاد و پردازش نمونه هائی از سند می گردد . XML مجموعه ای قدرتمند از بلاک های ساختمانی سطح پایین بمنظور طراحی Document types را ارائه می نماید.

● یک المان می تواند دارای محتویات باشد. محتویات ، متن موجود بین تگ های شروع و پایان است . مثلا” Webmaster و Admin بعنوان محتویات المان در مثال فوق مشاهده می گردند.
● یک المان دارای خصلت است . خصلت ، شامل اطلاعات تکمیلی بوده که در بخش تگ شروع مربوط به المان بصورت : نام و مقدار قرار می گیرند . در مثال فوق ID و office-id ، بعنوان خصلت مطرح بوده و محتویات آنها PE1 و OF1 ، بعنوان مقادیر خصلت در نظر گرفته می شوند .
● یک المان می تواند تهی (Empty) باشد. در مثال فوق <Working-location> یک المان تهی است . معمولا” المان های تهی ، بعنوان فضا نگهدارنده هائی برای خصلت ها می باشند.
● المان ها می توانند شامل سایر المان ها باشند . ( المان های تودرتو ) . از المان های تودر تو برای ارائه اطلاعات سریال ( مجموعه ای از اشیاء ، سطرهائی از داده و یا سایر اطلاعات مورد نظر ) استفاده گردد .
● خصلت می تواند شامل سایر خصلت ها ویا المان ها باشد .
● محتویات المان ها و یا مقادیر خصلت ها ، می توانند بعنوان یک اشاره گر به سایر آیتم های موجود در سند نیز ایفای وظیفه نمایند.بمنظور نیل به هدف فوق XML روش های متعددی را ارائه نموده است . مثلا” خصلت office-id با مقدار OF1 ، درون <working-location > به خصلت ID المان <office> اشاره می نماید. اشاره گره های فوق مشخص می نمایند که محل کار شخص PE1 در OF1 است .

بلاک های ایجاد یک سند XMl در عین سادگی ، دارای انعطاف و قدرت لازم بمنظور حمایت از روش های متفاوت مدل سازی اطلاعات می باشند : اشیاء ، شبکه ای ، سلسله مراتبی، رابطه ای و …
خوش شکل ( Well-Formed ) و معتبر ( Valid )
با استفاده از XML ، می توان اقدام به ایجاد سندهای رسمی و غیررسمی نمود. در پروژه های کوچک و یا زمانیکه قصد نمونه سازی وجود داشته باشد ، می توان با سرعت اقدام به ایجاد سندهای “خوش شکل” نمود . در پروژه های بزرگ و یا پروژه هائی که شامل سیستم های متعددی می باشند، سندهای معتبر ایجاد می گردد.